Что такое апостиль и для чего он нужен

Понятие легализации документов существует давно. Однако в последние несколько лет оно всё прочнее входит в обиход россиян. Главным образом потому, что настоящее время «заграница» стала ближе и доступнее. И всё больше россиян используют возможность жить и учиться за рубежом. Между тем, чтобы ваши документы приняли в иностранных учреждениях, их необходимо легализовать. Можно, например, поставить апостиль через бюро переводов и не только.

Легализация – это способ доказать зарубежным чиновникам, что ваши документы настоящие. Это особенно актуально, если страна, куда вы едете, не подписала соглашение о взаимном признании документов с Россией. В этом случае легализация была бы не нужна. Достаточно нотариально заверенного перевода на нужный язык. Если нет – тогда только легализация.

Легализация бывает разной: полной консульской и апостилированием. Полная консульская легализация происходит сложнее и дольше. Апостиль – это упрощённая легализация. Выбрать способ, к сожалению, нельзя. Он зависит от того, подписала страна Гаагскую конвенцию 1961 года или нет. К 2024 году в Гаагскую конвенцию входят 125 стран. Если страны, в которую вы едете, в списке нет – придется делать полную консульскую легализацию.

Но сегодня расскажем именно об апостилировании: что это такое и можно ли сделать апостиль через бюро переводов.

Апостиль и перевод документов на английский и другие языки

Что такое апостиль вообще? Это прямоугольный штамп установленного в стране образца. В каждой из 125 стран он выглядит по-разному. Так, в США апостиль – это отдельный лист формата А4, прикрепляемый к основному документу.

Но апостиль имеет всегда идентичную информацию. Там указано, каким учреждением выдан документ, кем, где и когда подписан. Так как информации немало, штамп довольно крупный. Обычно апостиль ставят один раз и навсегда. Срока давности он не имеет. Но срок может иметь сам документ. Например, справка о несудимости считается действительной максимум полгода. А в некоторых странах, например, в Германии, всего три месяца. По окончании срока, если вы не успели выехать, придется получать новую справку. И вновь ее апостилировать, разумеется.

Ставят апостиль, как правило, на оригиналы документов. В некоторых случаях — на нотариально заверенную копию. Более того, некоторые страны, например, Южная Корея, вообще предпочитают принимать апостиль именно на копиях. Иногда люди спрашивают, можно ли сделать апостиль на перевод документов на английский. Нет, на перевод документов апостиль не ставят.

Главное, что нужно знать: апостиль можно проставить только в той стране, где документ выдали. Поэтому российские документы можно апостилировать исключительно в России. Это касается всех стран Конвенции. Полученный в Киргизской или Узбекской ССР документ можно апостилировать только в Киргизии или Узбекистане.

Нужно ли переводить апостиль для зарубежных чиновников? Как правило, да, многие делают перед поездкой апостиль и перевод документов на французский, английский.

Иногда за апостилем россияне обращаются к нотариусам, думая, что это нотариальная услуга. Либо вовсе ищут «бюро апостилей и переводов». Хотя бюро апостилей и переводов не существует в природе. Апостили ставят совершенно другие организации. Однако бюро переводов с апостилем действительно может помочь.

Что нужно апостилировать

Какие документы в принципе нужно апостилировать? Если едете на постоянное место жительства – практически все:

• документы загса;
• образовательные документы;
• медицинские документы;
• справки из МВД;
• доверенности и согласие на выезд ребенка за границу.

Причем апостиль и перевод документов на греческий, испанский, английский и так далее нужен для всех членов семьи.

Апостиль на документы ЗАГСа

Загс ставит апостиль на свидетельства о рождении, браке разводе, перемене имени, справках об отсутствии брака. Особенность таких документов – апостиль ставят только в регионе выдачи. Получили свидетельство о рождении в Тверской области – апостилируют в Твери. Получил свидетельство о браке в Воронеже – отправляйтесь в Воронеж. Это неудобно, но это так. Впрочем, можно получить апостиль через бюро переводов. Специалисты бюро помогут вам получить штамп в любом регионе страны.

Вообще, апостиль ставят на документ однократно. То есть получили документ, апостилировали его – готово. Такой документ признают легальным за границей и сейчас, и через год, и через пять лет. Но есть нюансы. Если срок самого документа истечёт, то и апостиль, соответственно, тоже. Так, например, справка об отсутствии брака действует всего три месяца. Значит, через три месяца даже апостилированная справка не будет считаться действительной.

Как-то клиентка бюро переводов собралась замуж за гражданина Испании. Кроме паспорта ей понадобилась и справка о безбрачии. Разумеется, с апостилем. Девушка справку получила и даже апостилировала. Но пока получала испанскую визу, прошло время. И срок действия справки подошел к концу. Билеты уже на руках, пришлось ехать. Задачу получить справку она делегировала бюро переводов. С апостилем ей тоже помогли: всё сделали в срок и отправили в Испанию. Девушка вовремя получила апостиль и перевод документа на испанский и благополучно вышла замуж.

Поэтому, оформляя документы, всегда обращайте внимание на сроки их действия.

Апостиль на дипломы и аттестаты

Дипломы, аттестаты, документы об ученых степенях и званиях российского образца апостилируют в Министерстве образования. Точнее, в его представительствах на местах. В Москве этим занимается Департамент образования и науки. В Санкт-Петербурге – Комитет по науке и высшей школе. В других регионах – региональный Департамент или Министерство образования.

В отличие от документов загса, апостиль на диплом можно поставить в любом регионе. Разумеется, только по России. Аттестат из Владивостока можно апостилировать в Липецке и наоборот.

Для заграничной поездки диплом нужно перевести. И лучше, если это сделают профессионалы, например, бюро переводов. Таким образом, бюро переводов с апостилем поможет и перевод потом сделает. Потому что, как вы понимаете, апостиль на русском языке потом тоже нужно перевести.

Апостиль на нотариальные документы

К нотариальным документам относятся доверенности, различные согласия. А также переводы и копии документов, заверенные нотариусом. Как уже сказано, нотариус к апостилю отношения не имеет. Даже если документы и называются нотариальными. Такие документы апостилирует Министерство Юстиции РФ.

Апостиль в Минюсте ставят также на документы органов государственной власти, судебные решения и другие официальные документы.

Особенность таких документов: апостилируют их в регионе, где работает выдавший их нотариус. Оформили доверенность в Краснодарском крае – апостиль поставит Минюст Краснодарского края. Если нотариус московский – то Минюст Москвы.

Апостиль на документы МВД

Справки, выписки, личные дела и другие документы МВД апостилируют в МВД РФ и Генеральной прокуратуре. Учитывая, что справки МВД всегда получают свежие, то их выдают и апостилируют по месту регистрации.

На справки о службе в Вооруженных Силах, выданных в СССР или РФ, поставить апостиль может только Министерство обороны РФ.

На архивных справках и выписках из государственного или областного архивов поставить апостиль может только Федеральное архивное агентство или его отделения.

Проставление апостиля за рубежом

Что делать, если вы находитесь в России, а ваше свидетельство о рождении выдано в республике СНГ? Разумеется, можно поехать туда и там апостилировать оригинал документа. Но у всех есть возможность сорваться и поехать за границу. Даже если это ближнее зарубежье.

Самый удобный способ – обратиться в бюро переводов. С апостилем вам точно помогут. Это не значит, что бюро переводов самостоятельно ставит апостиль. Таких полномочий у них, конечно, нет. Но вот помочь с легализацией – это хорошим бюро переводов по силам. Не все бюро могут оказать такую услугу, поэтому перед оформлением заказа обязательно уточняйте этот момент.

Для получения апостиля при помощи бюро можно даже не посещать его. Достаточно оформить заказ через сайт. Как правило, у большинства таких организаций есть сайт. Оформив заказ, оригиналы документов вы можете прислать почтой или курьерской службой.

Что такое «двойной апостиль»?

Иногда иностранные чиновники не довольствуются проставленным штампом только на оригинале документа. Например, в Израиле, Турции, Нидерландах, иногда – на Кипре требуется двойной апостиль. Делают его так. Сначала апостилируют оригинал документа. Потому переводят его вместе со штампом и заверяют перевод у нотариуса. После чего снова апостилируют этот апостиль и перевод документа на греческий, например. Или на любой требуемый язык.

Причины отказа в апостиле

Такое случается редко, но всё же бывает. Почему ведомство может отказаться апостилировать документ?

• Например, в дипломе или приложении могут содержаться технические ошибки. Кроме того, апостиль диплома старого образца не всегда возможен. Бывает, что в старых дипломах стоит только подпись должностного лица, но нет фамилии.
• Апостиль могут не поставить, если свидетельство очень ветхое. Или если в нем не читается печать или подпись должностного лица.
• В документах есть разночтения, пометки, исправления.

Однако это не повод отчаиваться. В любом из указанных случаев проблема решается путём получения дубликата документа. И в этом случае на помощь также придет бюро переводов. Апостиль там поставят уже на «свежий» и правильный документ.

Как получить апостиль в бюро переводов

В том, чтобы перевести и апостилировать все документы с помощью бюро переводов, нет ничего сложного. Достаточно оставить документы для апостиля – обязательно оригиналы – и доверенность. Доверенность нужна, чтобы специалисты бюро могли действовать от вашего имени. А оригиналы нужны для нотариального заверения. Если у вас есть другие вопросы, касающиеся апостиля и перевода документов, свяжитесь с нашими специалистами.