Что такое апостиль и для чего он нужен

Понятие легализации документов существует давно. Однако в последние несколько лет оно всё прочнее входит в обиход россиян. Главным образом потому, что для многих зарубежные страны стали ближе и доступнее. И всё больше россиян используют возможность жить и учиться за рубежом. Между тем, чтобы ваши документы приняли в иностранных учреждениях, их необходимо легализовать. Можно, например, поставить апостиль через бюро переводов, и не только апостиль.

Легализация – это способ доказать зарубежным чиновникам, что ваши документы настоящие. Это особенно актуально, если страна, куда вы едете, не подписала соглашение о взаимном признании документов с Россией. В этом случае легализация была бы не нужна. Достаточно нотариально заверенного перевода на нужный язык.

Легализация бывает разной: полной консульской и апостилированием. Полная консульская легализация сложнее и дольше. Апостиль – это упрощённая легализация. Выбрать способ, к сожалению, нельзя. Он зависит от того, подписала страна Гаагскую конвенцию 1961 года или нет. К 2024 году в Гаагскую конвенцию входят 125 стран. Если страны, в которую вы едете, в списке нет, придется делать полную консульскую легализацию.

Апостиль и перевод документов на английский

Что такое апостиль вообще? Это стандартный прямоугольный штамп. Но в каждой из стран Гаагской конвенции 1961 г. он выглядит по-разному. Так, в США апостиль – это отдельный лист формата А4, прикрепляемый к основному документу.

Сам по себе апостиль содержит краткую информацию о документе. В нем указано, каким учреждением выдан документ, кем, где и когда подписан. Так как информации немало, штамп довольно крупный. Апостиль служит доказательством подлинности документа, поэтому ставится один раз и не имеет срока давности. Однако, срок действия может быть у самого документа. Например, справка о несудимости считается действительной максимум полгода. А в некоторых странах, например, в Германии, всего три месяца. По окончании срока придется получать новую справку и вновь ее апостилировать, разумеется.

Ставят апостиль, как правило, на оригиналы документов. Бывают случаи, когда апостиль заверяет нотариальную копию или перевод документа. Более того, некоторые страны, например, Южная Корея, вообще предпочитают принимать апостиль именно на копиях. Иногда люди спрашивают, можно ли сделать апостиль на перевод документов на английский. Да, в некоторых случаях делают именно так. Особенно если речь идет о двойном апостилировании.

Главное, что нужно знать: апостиль можно проставить только в той стране, где документ выдали. Поэтому российские документы можно апостилировать исключительно в России. Это касается всех стран Конвенции. Полученный в Казахстане документ можно апостилировать только в Казахстане. На документы, выданные в Греции, можно получить апостиль только в Греции. Так что апостиль и перевод документов с греческого придется получать всем, кто решил переехать в Россию или другую страну Конвенции.

Нужно ли переводить апостиль для зарубежных чиновников? Как правило, да, многие делают перед поездкой апостиль и перевод документов на французский, английский, испанский и другие языки.

Иногда за апостилем россияне обращаются к нотариусам, думая, что это нотариальная услуга. Иногда ищут «бюро апостилей и переводов». Между тем, правом апостилировать документы наделены только государственные организации. При этом каждая из стран Гаагской конвенции дает полномочия ставить апостиль разным ведомствам. Тем не менее, бюро переводов с апостилем действительно может помочь.

Что нужно апостилировать

Какие документы в принципе нужно апостилировать? Если едете на постоянное место жительства, сделайте по максимуму:

• документы загса;
• образовательные документы;
• медицинские документы;
• справки МВД, из школы, из ВУЗа, с места работы;
• доверенности и согласия на выезд ребенка за границу.

Причем апостиль и перевод документов на греческий, испанский, английский и так далее нужен для всех членов семьи.

Апостиль на документы загса

Загс ставит апостиль на свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, о перемене имени, а также на справках. Чтобы получить такой апостиль, нужно обратиться в специальный отдел загс и только в том регионе, где выдан документ. Получили свидетельство о рождении в Краснодарском крае, значит, поставить апостиль на него можно только в Краснодаре. Получил свидетельство о браке в Мичуринске, за апостилем нужно ехать в Воронеж. Это неудобно, но таковы правила. Впрочем, можно получить апостиль через бюро переводов. В этом случае не придется выезжать в регион, где был получен документ.

Одна из наших клиенток обратилась к нам, чтобы выйти из затруднения. Девушка собралась замуж за испанца, для чего ей понадобилась справка о безбрачии. Разумеется, такой документ без апостиля в Испании не примут. Девушка справку получила и даже апостилировала. Но пока получала испанскую визу, прошло время, срок действия справки подошел к концу. Ситуация осложнялась тем, что билет в Испанию был уже на руках, и ей пришлось уехать. Чтобы получить свежую справку, она решила обратиться в бюро переводов. С апостилем и с переводом наши специалисты тоже помогли, всё сделали в срок. Кроме того, документ отправили в Испанию самой срочной доставкой. Девушка вовремя получила апостиль и перевод документа на испанский и благополучно вышла замуж.

Апостиль на дипломы и аттестаты

Дипломы, аттестаты, документы об ученых степенях и званиях российского образца апостилируют в Министерстве образования. Точнее, в его представительствах на местах. В Москве этим занимается Департамент образования и науки. В Санкт-Петербурге – Комитет по науке и высшей школе. В других регионах – региональный Департамент или Министерство образования.

В отличие от документов загса, апостиль на диплом можно поставить в любом регионе. Разумеется, только в России. Аттестат из Ставрополя можно апостилировать в Липецке и наоборот.

Хотим предупредить, что ставят апостиль на диплом довольно долго, от 2 до 6 месяцев. Кроме того, для иностранного работодателя диплом нужно перевести на язык работодателя. Чтобы перевод был полным, заказать его нужно уже после того, как поставите апостиль. Так что учитывайте время, которое займет вся эта процедура. Чтобы весь этот процесс не отнял у вас несколько месяцев, лучше обратиться в бюро переводов с апостилем.

Апостиль на нотариальные документы

К нотариальным документам относятся доверенности, различные согласия. А также переводы и копии документов, заверенные нотариусом. Как уже сказано, нотариус к апостилю отношения не имеет. Даже если документы и называются нотариальными. Такие документы апостилирует Министерство юстиции РФ.

Апостиль в Минюсте ставят также на документы органов государственной власти, судебные решения и другие официальные документы. Особенность таких документов: апостилируют их в регионе, где работает выдавшая инстанция. Оформили доверенность в Ставропольском крае – апостиль поставит Минюст в г. Ставрополе. Если документ липецкий, то апостиль поставит Минюст г. Липецка.

Апостиль на документы силовых ведомств

Справки, выписки, личные дела и другие документы МВД апостилируют в МВД РФ и Генеральной прокуратуре. Учитывая, что справки МВД всегда нужны свежие, то их выдают и апостилируют по месту регистрации.

На справки о службе в Вооруженных Силах, выданные в СССР или РФ, поставить апостиль может Министерство обороны РФ.

На архивных справках и выписках из государственного или областного архивов поставить апостиль может Федеральное архивное агентство или его отделения.

Проставление апостиля за рубежом

Что делать, если вы находитесь в России, а ваше свидетельство о рождении выдано в республике СНГ? Разумеется, можно поехать в бывшую республику и там апостилировать оригинал документа. Но не у всех есть возможность сорваться с места и поехать за границу. Даже если это ближнее зарубежье.

Самый удобный способ – обратиться в бюро переводов. С апостилем точно должны помочь. Это не значит, что бюро переводов самостоятельно ставит апостиль. Таких полномочий, конечно, у частных организаций нет. Но наше бюро, например, работает с партнерами в 100+ странах мира. Благодаря этим связям мы готовы поставить апостиль или легализовать документы практически в любом государстве.

Этот вопрос можно решить, даже если вы находитесь далеко. Для получения апостиля в нашем бюро можно даже не посещать наш офис. Достаточно оформить заказ через сайт. Оформив заказ, оригиналы документов вы можете прислать почтой или курьерской службой.

Что такое «двойной апостиль»?

Иногда иностранные чиновники не довольствуются проставленным штампом только на оригинале документа. Например, в Израиле, Турции, Нидерландах, иногда на Кипре требуется двойной апостиль. Для этого сначала апостилируют оригинал документа. Потом переводят его вместе со штампом и заверяют перевод у нотариуса. После чего снова ставят апостиль на перевод документа на французский, например, или на английский, испанский и любой другой язык.

Иногда случается, что ведомство отказывается апостилировать документы.

• Например, в дипломе или приложении могут содержаться технические ошибки. Кроме того, апостиль диплома старого образца не всегда возможен. Бывает, что в старых дипломах стоит только подпись должностного лица, но нет фамилии.
• Апостиль могут не поставить, если свидетельство очень ветхое. Или если в нем не читается печать или подпись должностного лица.
• В документах есть разночтения, пометки, исправления.

Однако это не повод отчаиваться. В любом из упомянутых случаев проблема решается путём получения дубликата документа. И в этом случае вы также можете рассчитывать на помощь нашего бюро переводов. Апостиль мы поставим уже на «свежий» и правильный документ.